Кореспонденция

Невъзможно е да се определи точно организацията на службата по кореспонденцията в банките. Всека една банка урежда тая служба, според както изискват нуждите по вършените от нея сделки.

Сконтовите банки и кредитните дружества за своята кореспонденция по службата на инкасото им: с провинциалните банкери си служат с отпечатани бланки-образци.

В тия бланки се започва със съобщението за получаване на пратките, които се означават подробно След това се съобщава за пратки на ефекти, подробностите по които (сумата, местожителството падежа) се означават в текста на бланката или в едно бордеро, което е отпечатано към лявата страна на бланката.

Обикновено бланките се изпращат сгънати и затворени така, щото не става нужда да се употребява плик. По този начин лесно се узнава датата на изпращането и получаването на писмото положеното върху него пощенско клеймо.

Нужните за службата на главната кореспон­денция на едно кредитно учреждение образци-писма са многобройни, например: писма за изпращане клиента извлечение от сметката му; писма за завършени сделки в борсата; писма за съобщение инкасирани купони и пр.

Службата по кореспонденцията у главните кредитни учреждения е разделена на две отделения:

  1. Френската  кореспонденция,  която се състои от кореспонденция с Париж и с провинцията;
  2. Иностранната кореспонденция, която понякога, според нуждата, се подразделя на две бюра: щото за кореспондиране на френски език, дру­го за кореспондиране на иностранни езици.

Големите банкерски къщи и кредитни дру­жества в своите чисто банкови сделки не си служат с отпечатани бланки. Те употребяват обикновенокнига, която не носи никакво заглавие, никаквоиме, никакъв адрес; освен това, достатъчно е ако се написва на плика на писмата, които се изпращат, името Господа X ... и С-ие, Париж, за да им се доставят писмата незабавно.

Съдържанието на едно банково писмо бива кратко и определено.

Гледа се, щото предмета на писмото да е добре пояснен и да се пише само това, което е нужно, като се отбягват изопачавания на фразите, които биха оставили съмнение или биха дали лошо тълкувание на смисъла на писмото.

Когато трябва да се съобщава за получаването на важно писмо, по-добре е да се възпроизвежда самото писмо, като се започва така:

„Получихме писмото Ви от . . ., със следното съдържание: ..."

Писмото се привършва с нужното заключение върху предмета и се обръща вниманието за оная чат, за която следва да се иска по-добро разяснение или пък се определя по-точно въпроса, за който не е имало ясни показания.

Писмата, с които се съобщава за получаването на банкноти, суми, титри и купони се обгербват като обикновени разписки, за каквото и служат.

Необходимо е да се написват сумите словом.

Щом се получат писмата, завеждат се във входящия регистър; върху всяко постъпило писмо се поставя пореден н-р и датата на получаването му.

Получените писма се разпределят: писма, на които трябва да се отговаря, писма, на които не трябва да се отговаря, и писма за отговор по преписки. Последните писма се прилагат към преписките на респективните кореспонденти.

Писмата, които всека банкова къща изпраща се копират и регистрират.

Може да се приспособява и системата на пълна преписка, като се копират от оригиналното писмо два или повече екземпляри чрез химическа книга. Единият препис се забожда с игла към писмото, на което се отговаря и по тоя начин се следи цялата водена кореспонденция по всеки въпрос, без се справя чиновника често пъти с копирната книга. За потвърждение и за напомняне на първо писмо служи другия препис, който се изпраща при следващото писмо; но това се прави, когато местоназначението е на далечно разстояние.